Jak sočítačesnadno a rychle II. Administrativní spolupráce

4. září 2009 v 16:04 | R.H. |  Rady k používání moderní techniky
V tomto díle našeho seriálu o sbadném a rychlém používání počítače se podíváme na administrativní spolupráci. Opěšt se podíváme na chyby dáky kterým ženy nezvládají počítač a poradíme hlavně jim jak nato.

Valnou většinu tohoto článku se budeme zabývat sestavou programů pro kancelářskou práci - Microsoft OFFICE nebo OpenOffice.org . Osdvědčenou verzí je verze Microsoft OFFICE 2000 Premium kterou zde použijeme jako příklad a referenci programu.


Microsoft WORD - Psaní dopisů, článků a všeho co je potřeba

Program MS_Word je textový editor jehož i legální cestou obstaraným eqivalentem je OpenOffice.org WRITER. Snadno v něm napíšete vše co chcete publikovat formou tisku. Chce si to s ním pohrát abyste zjistili co všechno Word umí a lze v něm tvořit i webové stránky ale na to je lepší FrontPage. Do dokumentů můžete vkládat obrázky, nastavit vzhled stránky a pouhým taháním myší za uzlíky na okrajích rámečku fotografie, obrázku, tabulky nebo grafu, můžete regulovat velikost.

Pro administrativní spolupráci s lidmi o kterých pojednává rubrika o mých neobvyklých zkušenostech, lze ve Wordu psát prezentační dopisy a vše co je potřeba poslat nebo dát lidem kteří ještě nemají počítač a internet. Váš výtvor stačí vytisknout a poslat poštou. Doporučujeme barevnou inkoustovou, nejlépe však laserovou tiskárnu.

Pokud nevíte jak dopis napsat, nebo nevíte jak napsat životopis, objednávku, smlouvu,nebo jiný úřední dokum,ent, Word má řadu šablon. Ty ukazují růzu úpravu a v podstatě je stačí upravit podle sebe a je z toho krásný úřední papír. Některé hlavičkové dopisní papíry nebo předlohy můžete získat za účelem spolupráce na nějakém projektu provozovaného mými přáteli z Albedoru, které Vám mohu poslat nebo dát někam ke stažení.

Na příklad moje osobní partnerka může Word používat k zařizování si sebezástupu, nebo selže-li a bude přeřazena na administrativní spolupráci, může ve Wordu psát úřední dopisy a uzavírat tiskové smlouvy s jinou ženou která by měla lepší vlastnosti. Word totiž umí vytvářet vyplnitelné formuláře, takže výsledný kus papíru je krásný úřední dokument se všemi čarami, různými písmy, logem porojektu či společnosti a v případě tisku na barevné tiskárně, je smlouva barevná. K maximální reprezentační kvalitě je nejlepší barevná laserová tiskárna, protože na rozdíl od tiskárny inkoustové může tisknout na leštěný papír. Inkoustová tiskárna potřebuje naopak sice jasně bílý ale dobře savý papír aby se barvy nerozpíjely.


Microsoft EXCELL - Tabulky, grafy, statisktiky a účetnictví

V Excellu si můžete dělat seznamy, kdy jednosuše přizpůsobíte šářku sloupců dle obsahu, což jenejjednodušší používáni Excellu. Jelikož je Excell tabulkový kalkulátor podobně jako OpenOffice.org CALC, znamená to že můžet dělat statistiky a grafy které se budou hýbat podle zadaných hodsnot které mohou být i samy vypočteny tím Excellem. V rámci spolupráce s mými přáteli můžete ode mne získat některé napreogramované tabulky, které stačí vyplnit s tím, že některá pole budou vyplněna sama od sebe. Takto může fungovat např. jednoduchý plán rozpočtu kdy se zadá hotovost a všechny výdaje a zbytek se objeví sám od sebe, protože je každý řádek obsahující jeden měsíc nastaven tak aby od položky "Hotovost (u Ledna třeba B2 - druhý řádek, druhý sloupec) obsahuje hotovost, kdy posledním sloupcesou výskledky. Je však ale nutné zadávat hodnoty výdajů se znaménkem Mínus (-) protože by jinak excel sčítal todčítání.

Na některé věci tohoto typu má Excell šablony včetně šablony na fasktury. Tak vytvoříte tiskopis faktury, kam stačí zadat pouze údaje o odběrateli, uvedete zboží nebo služby, počwt kusů, cena bez DPH a to je celé. Ostatní věci jako cena s DPH a celkem k úhradě vzniknou sami. Součástí údajů o vaší firmě a o zákazníkpovi je možnost bankovního spojení a při nastavování faktury na svojí firmu si můžete dokonce určit i jaké typy platebních karet berete.



Microsoft ACCESS - Databáze

Pro potřebu pouze držet databázi s osobními údaji napoř u m,ojí partnerky svých zástuplyní, nebo dalších žen u administrativní spolupráci na řešení tohoto problému, stačí umět tyto údaje zpracovávat. Umí to spoustu věcí, ale tohle stačí. Srovnatelnou aplikací je OpenOffice.org BASE. Stačí zde vyplňovat formulář a data jsou pak zobrazena v tabulce, nebo furmuláři a lze hledat dle kritérií.

Některé hotové databáze ale bez dat můžete ode mne získat. Jinak lze databázi i vytvořit vyplňováním formuláže a pak pomocí průvodce vytvořit hezký formulář.


Microfoft POWERPOINT - Prezentace přehledně


Známým nebo komukoli lze poslat, nebo publikovat prewzentaci svého projektu. Člověk může absolvovat třeba Vaší přednášku sám a nechybí k tomu názorné obrázky, animace a pohyblivé snímky s bodyx přednášky. Bez připojení k Internetu je těřké prezentaci předvádět pokud ji nemáte s sebou na laptopu v přednáškjovém sále. Bez internetu jste odkázáni na fotolab, kde vám prezentaci přefotí na film. Chce si to s tím pohrát a krom prezentací tak můžete vytvářet třeba fotoalbum s namluveným komentářem k fotkám.


Microsoft OUTLOOK - Pošta a celá kancelář v jednom programu

Nejlepší je to s internetem kdy je k dispozici správa e-mailů a navíc ještě poznámky, kalendář, kontakty a podobně. Záleží na schopnostech modemu protože Outlook umí telefonovat a posílat a přijímat faxy. Zeptejte se svého poskytovatele fatových služeb. Outlook není vhodné používat na laptopech a Notebookách, není-li používáno obvykle placené připojení nškterého z našich mobilních operátorů. Důvodem je ta skutečnost že v případě používání připojení k internetu pomocí bezdrátové sítě, nemusí Outlook odesílat poštu díky tomu, že se nacházíte v místě kdew je k dispozici nezabezpečená síť a tyto sítšě jsou poskytovány v kavárnách a restauracích či jiných veřejných míst různými poskytovateli internetu.

Dokumenty původně určené k tisku lze posílat elektronickou poštou v příloze, nebo přímo. Rozdíl je v tom že obsah dokumentu poslaného přímo tvoří text e-mailové zprávy a u přílohy je textem zprávy nějaký pozdrav a v místě kde se příjemci zobrazují soubory v příloze je ikona souboru. Zpráva je označena kancelářskou sponkou u ikony zprávy (obálka).

Novou zprávu pošlete jednoduchým byplněním formuláře zprávy. Obvykle stačí vyplnit položky "Komu", "Předmět" a LText". Komu je adresa člověka, kterému chceme napsat. Třeba robinx@volny.cz. Můžeme také klepnout na to "Komu" a vybrat osobu z kontaktů, ve kterém musí být e-mailová adresa. Předmět určuje druh zprávy. Třeba pozdrav pro Robina. Text je místo pro obsah zprávy. Tam píšeme jakobychom psali dopis. Klepnutím na sponku se můžeme ve svém počítači podívat třeba po své fotce a klepnutím na "Otevřít" jí připojíme ke zprávě. Pak stačí klepnout na "Odeslat a jeto.

S konfoigurací Outlooku rád poradím i pomůžu. Problémem pro vás může být že jako začátečníkům (hzlavně začátečnicím) pomáhám s registrací poštovní schránky a tudíž znám heslo. Nijak toho nezneužívám, ale je to potřeba právě k tomu, aby Outlook přijímal poštu do počítače. U O2 Internetu ADSL je potřeba mít nastaven proces odesílání počty a jsou k němu potřeba přihlašovací údaje na e-mailovou schránku povinně dodanou k této službě. Konzultujte se svým operátorem.

Díky funkci Kalendář vás počítač upozorní kdy máte v který den a v kterou hodinu být, kdy a do kdy máte co udělat pomocí funkce Úkoly, nebo si pomocí funkce Poznámky napíášete různé poznámky které vysí na obrazovce místo nalepovacích poznámkových papírků.

Úkoly a Kalendář při administrativní spolupráci s ostatními umožňuje plánovat práci vašich kolegů.


Microsoft FRONTPAGE irba webu

Není to dnes nejlepší způsob tvorby webových stránek ale funguje to a pokud víme přesně kde to je, můžeme tak prezentovat svůj projekt nebo cokoli potřebujeme bez velkých programátorsk schopností. Stačí ovládat Word a vědět že jednpotlivé soubopry musíme propojit mezi sebou odkazem. Velmi jednoduše stačí třeba někde stranou nebo dole, podle toho jaký máme nápad ohledně vzhledu, zopakovat nadpisy a vždy je označit (CTRL+ŠIPKA nebo držet a šoupat myší), stisknout CTRL+K, najít soubor který to má otevřít a klepnout na otevřít. A máme odkaz. Stejně jako ve Woredu si tu můžeme pohrát s obrázky ilustrujícími prezentaci, dát odkazem ke stažení zvuk nebo video a nahrát na internet.

Titulní soubor se má jmenovat index (index.htm). Připojujeme-li další sobory, je dobré je mít tasm, kde mám ten Index. Potom totiž je připojení nejječdnodušší protože pokud nechceme procházet počítač a víme ak se jmenuje soubor který se otevírá odkazem "O stránkách" najdeme, nebo napíšeme jako daný soubor třeba ostrankach.htm. V souboru uloženém jako"ostrankach.htm" popíšeme k čermu jsou tyto stránky, co prezentují, co vedlo k jejich vytvoření a tak.

Můžeme tam mít složky souborů ale je potřeba dávat pozor aby dy vedoucí do jiné složky, nebo dso kořenového adresáře webu (tam co je index.htm) byly připojeny správně. Nejlepší je procházení počítače a hledání souboru. Výsledná cesta k souboru pak musí vypadat jako"../index.htm" pokud z nějakého souboru v podsložce má vést odkaz na titulní stránku. Jinak to nebude fungovat.

Prostor preo web si pak někde objednáte vyplněním registračního formuláře a e-mailem dostanete návod jak si otevřete webový prostor a nahrajete tam stránky. Takový návod může zhruvba vypadat jako:

Vítáme Vás na serveru MyWeb.cz a tady je přihlášení k použitá webového prostoru:
Uživatelaké jméno: jananovakova
HESLO: mA3gH6mX

FTP Server ftp.jananovakova@myweb.cz

Addresa HTTP: http://www.jananovakova.myweb.cz

Toto je jen příklad. Jde teďs o to jak a čím si chcete otevřít webový prostor. Ve Windows se to dá udělat tím že adresu FTP lze navštívit jako odkaz ale musíte použít Internet Explorer. Místo zobrazení stránky to po vás bude chtít jméno a heslo. Jsou-li přihlašovací informace zadánysprávně, otevře se stránka vypadající jako složka. Pokud v ní není soubor index.html, otevřte složku která se obvykle jmenuje www. Tam patří váš web, který nahrajete stejně jako když kopírujete soubory ze složky do jiné složky.

Můžete také použít průvodce přidáním nového místa vsíti (Start-mta v síti a v levém panelu klepněte na "Přidat místo v síti"). V zadávání FTP adresy často stačí zadat adresu jako ftp.domena (ftp.myweb.cz). Díky přihlašovacím informacím vás to pustí automatiocky tam, kde je váš hosting. Je-li zobrsazeno chybové hlášení, někde bude asi chyba. V tom případě si to chce snasením pohrát.

K jednoduché úpravě případných chyb je dobré otevřít webhostingovou sližku v programu Total Commander. Pokud ho máte, spusťte ho a jakmile s ním bude možno pracovat stiskněte CTRL+F. V okně které se takto objeví klikněte na "Nové připojení" a jako název uveďte třeba Jana Nováková, a dýle pak vyplňte formulář přidělenými údaji. Je-li vše nastaveno správně, najděte složku kde máte wem a jako v Nortonu vše označte a zkote stiskem klávesy F5. Souhlaste s přepsáním souboru index.htm aby tam byla vaše úvodní stránka a ne stránka která tam je aby se vědělo že to funguje.

Nazvat si to můžete jakkoli.

R.H.
 

Buď první, kdo ohodnotí tento článek.

Nový komentář

Přihlásit se
  Ještě nemáte vlastní web? Můžete si jej zdarma založit na Blog.cz.
 

Aktuální články

Reklama